Die elektronische Verwaltung von Akten, ob nun Personal-, Kunden- oder Lieferantenakten, ermöglicht es zentral vorgangs- und personenbezogene Daten an einer Stelle abzulegen und auf diese zuzugreifen. Darüber hinaus können alle Bearbeitungsschritte an einer elektronischen Akte im nachhinein auf den konkreten Ablauf hin überprüft werden, also z.B. wer hat wann, was an der Akte geändert. Handlungsbedarf besteht hier im Hinblick auf Leistungs- und Verhaltenskontrolle sowie für den Bereich Datenschutz. SAP bietet z.B. die Funktion Records Management an, mit der elektronische Akten angelegt und verwaltet werden können.