Ein Fall aus der BTQ-Werkstatt: Frühjahrsputz zur Betriebsratswahl
Wann ein Update für Betriebsvereinbarungen nötig ist
Ein Betriebsrat wendet sich an die BTQ Kassel. Er braucht Unterstützung, um seine Betriebsvereinbarungen zu aktualisieren. Einige scheinen veraltet, andere nicht mehr gesetzeskonform. Der Betriebsrat hat auch gehört, dass Vereinbarungen nach dem Urteil des Europäischen Gerichtshofs vom 19. Dezember 2024 (Az. C-65/23) überprüft werden müssen. Stimmt das? Und wie aktualisiert man Vereinbarungen, ohne dass der Arbeitgeber gute Regelungen streicht? Technologieberater Markus Rhein gibt Tipps.
»Das Betriebsratsgremium war so mit akuten Problemen beschäftigt, dass die Betriebsvereinbarungen aus dem Blick gerieten. Jetzt, vor der Betriebsratswahl und dem Wechsel an der Spitze, schien der Zeitpunkt günstig, die Vereinbarungen zu prüfen. Das Ergebnis: Einige waren veraltet, wie die Vereinbarung zur Telefonieanlage aus den 1980er-Jahren. Andere, wie die Rahmenvereinbarung zu IT-Systemen stammten von 2005 und entsprachen nicht mehr der seit 2018 gültigen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).
Sichten und sortieren
Zuerst sollten alle Betriebsvereinbarungen gesichtet und sortiert werden: Welche sind veraltet und überflüssig? Welche müssen überarbeitet und an Gesetze angepasst werden? Welche Regelungen lassen sich in andere Vereinbarungen integrieren? Schnell erkannte der Betriebsrat: Die Telefonie-Vereinbarung, die noch Wählscheibenapparate erwähnte, braucht ein Update.
Struktur geben und Prioritäten setzen
Im nächsten Schritt ist es sinnvoll, eine Struktur zu schaffen. Das Gremium, das die Zahl der Vereinbarungen reduzieren möchte, entscheidet sich für eine übergeordnete Rahmenvereinbarung, in die Anwendungen integriert werden sollen, aber die auf übergeordneter Ebene allgemeine Verfahren regelt.
Wichtig ist, Prioritäten zu setzen. Der Betriebsrat sollte nicht alle Vereinbarungen gleichzeitig angehen, um andere wichtige Projekte nicht zu vernachlässigen.
Kontrolle verhindern
Priorität hat die Aktualisierung einer Vereinbarung zu einer veralteten Technik, die durch eine moderne Anlage ersetzt wurde. Denn mit der ist es möglich, Leistung und Verhalten der Beschäftigten zu kontrollieren, etwa bei Zeiterfassungssystemen. Alte Systeme erfassten nur, wer wann ein- und ausgestochen hatte. Mittlerweile ist die Zeiterfassung mit dem Telefonie-System verknüpft. Jetzt lässt sich auswerten, wann jemand einsticht und wann online geht. Die Vorgesetzten könnten fragen, warum zwischen dem Einstechen und der Online-Anzeige 30 Minuten liegen. Ist in dieser Zeit nicht gearbeitet worden? Das neue System greift also viel stärker in das selbstbestimmte Zeitmanagement der Beschäftigten ein. Der Betriebsrat braucht eine Regelung, die die Verwendung dieser Daten verhindert.
Urteil des Europäischen Gerichtshofs
Was hat es nun mit dem EuGH-Urteil auf sich? Muss der Betriebsrat es berücksichtigen? Ja, unbedingt. Der EuGH hat am 19. Dezember 2024 (Az. C-65/23) die Anforderungen an Betriebsvereinbarungen zur Verarbeitung von Beschäftigtendaten verschärft.
Ein Beschäftigter verklagte die Arbeitgeberin auf Schmerzensgeld, weil sie seine Daten ohne Erlaubnis verarbeitet hatte. Die Firma führte die cloudbasierte Personalmanagementsoftware Workday ein und übertrug personenbezogene Daten auf einen Server der Muttergesellschaft in den USA. In einer sogenannten Duldungs-Betriebsvereinbarung regelten Arbeitgeber und Betriebsrat zunächst die probeweise Einführung der Software. Für die Personalverwaltung sollte sie zunächst nicht genutzt werden.
Der Beschäftigte begründete seine Klage unter anderem damit, dass seine Daten für die bloße Erprobung der Software nicht erforderlich gewesen seien. Der Arbeitgeber hätte anstelle seiner echten Daten auch fiktive oder anonymisierte Daten verwenden können (siehe Standpunkt von Torsten Felstehausen ›Drum prüfe, wer sich ewig bindet‹).
DSGVO berücksichtigen
Der EuGH entschied, dass Betriebsvereinbarungen die Schutzstandards der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) konkretisieren müssen und keinesfalls unterschreiten dürfen. Nach Ansicht des Gerichts müssen Vereinbarungen die allgemeinen Datenschutzregeln – insbesondere die Grundsätze aus Art. 5 (Zweckbindung, Datenminimierung, Richtigkeit, Speicherbegrenzung etc.) sowie die Anforderungen an die Rechtmäßigkeit gem. Art. 6 DSGVO – einhalten und deren Schutzniveau sicherstellen.
Konkrete Zwecke nennen
Was folgt daraus? Alle Betriebsvereinbarungen, die mit Beschäftigtendaten zu tun haben, müssen auf den Prüfstand. Entspricht eine Regelung nicht den DSGVO-Standards, ist sie rechtswidrig. Betriebsräte müssen bei neuen Vereinbarungen darauf achten, ob jede Datenverarbeitung wirklich notwendig ist. Konkrete Formulierungen sind wichtig. Statt ›Der Arbeitgeber darf alle für den Betrieb erforderlichen Daten verarbeiten‹ sollte es heißen: ›Zur Durchführung der Lohnabrechnung (Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Vertragserfüllung) werden folgende Daten verarbeitet: Name, Geburtsdatum, Bankverbindung, Steuer-ID.‹
Betriebsvereinbarungen sind an neue Gesetze anzupassen, ebenso an neue Technik.
Neue Technik berücksichtigen
Auch sind häufig Rahmenvereinbarungen zu Softwareeinführungsprozessen nicht mehr zeitgemäß und sollten überarbeitet werden. Pflichtenhefte oder Systembeschreibungen passen oft nicht mehr zu agiler Softwareentwicklung, wie sie heute üblich sind.
Mit Software-as-a-Service-Lösungen werden Anwendungen remote über das Internet statt lokal auf Rechnern bereitgestellt. Einführungsprozesse, die von der Planung, über die Pilotierung bis hin zu Schulungen alles in einem straffen, fixen Verfahren regeln, passen nicht mehr. Der Betriebsrat wäre überfordert, jede neue Software – zumal mit KI-Tools – auf diese Weise zu prüfen. Hier sollte die Rahmenvereinbarung zur Informations- und Kommunikationstechnologie neu gefasst werden und Prozesse überdacht.
Mit dem Arbeitgeber verhandeln
Nun gilt es, mit dem Arbeitgeber veraltete Vereinbarungen neu zu verhandeln. Der Betriebsrat kann den Überarbeitungsbedarf deutlich machen und einen schlanken Prozess vorschlagen. Da der Betriebsrat auf die Einhaltung von Gesetzen achten muss, der Arbeitgeber jedoch die Verantwortung trägt, wird er sich nicht sperren, die Vereinbarungen gesetzeskonform zu gestalten.
Der Betriebsrat sollte klarstellen, dass es nur um notwendige Überarbeitungen geht und nur spezielle Passagen zur Debatte stehen. Er sollte sich nicht dazu verleiten lassen, eine geltende Vereinbarung zu kündigen und damit riskieren, Erreichtes zu verlieren, weil der Arbeitgeber unliebsame Regelungen loswerden möchte.«